La contabilidad del mes, categorizada sola

El problema

Un contador independiente en Colombia lleva entre diez y treinta clientes pequeños: tiendas, restaurantes, profesionales que facturan por su cuenta. Ninguno tiene un sistema contable, y no lo va a comprar. Lo que hay es un extracto bancario, facturas electrónicas que llegan por correo y fotos de recibos por WhatsApp.

Todos los meses arma lo mismo a mano: pega el extracto en una hoja de cálculo, mira línea por línea, escribe la categoría, decide si lleva IVA y si toca practicar retención. Son días de trabajo repetitivo por el que no puede cobrar más, y que se repite idéntico el mes siguiente: el proveedor que ya categorizó veinte veces sigue llegando sin categoría.

Cómo funciona

• El contador trabaja sobre su propia hoja de cálculo: no hay que migrar nada ni aprender otro sistema.
• Al pegar los movimientos, cada fila nueva se categoriza sola, con su porcentaje de IVA y de retención según el caso.
• Cuando corrige una celda, esa corrección se guarda como regla de ese cliente: la próxima vez que aparezca el mismo proveedor ya sale bien.
• Las facturas entran por donde lleguen: reenviando el correo de la factura electrónica, soltando el archivo o mandando una foto o una nota de voz.
• Cada cliente tiene su hoja y su memoria, con su propia configuración fiscal.

Qué cambió

La hoja llega categorizada y el contador solo revisa las excepciones. El trabajo se corrió de digitar a supervisar, y como el sistema aprende de cada corrección, el mes siguiente hay menos que corregir que el anterior.

Qué más se puede hacer con esto

• Firmas contables: llevar muchos clientes pequeños sin que cada uno cueste un día de digitación.
• Independientes: ordenar ingresos, gastos y su IVA sin contratar a nadie.
• Restaurantes y comercios: clasificar compras a proveedores recurrentes de forma automática.
• Finanzas personales: el mismo motor con otras categorías, para saber en qué se va la plata.

Bajo el capó

Funciona como complemento de Google Sheets: la hoja es del cliente y los datos no se mueven de ahí. La clasificación la hace un modelo de IA liviano, y la cuenta contable y las tarifas salen de un catálogo fiscal propio, no del modelo, para que no se invente nada. En Colombia no hay conexión abierta con los bancos, así que la puerta de entrada es la hoja de cálculo, que es lo que todo el mundo ya tiene.